Groepsreizen organiseren: zo begin je een eigen reisbedrijf

Wie groepsreizen wil organiseren als eigen bedrijf, begint vaak bij een bestemming of een boekingssysteem. Een nuttiger startpunt is een groep mensen en het gevoel dat je ze wilt geven. Een Nederlandse oprichter bouwde een reisorganisatie voor singles die nu rond de 9.000 boekingen per jaar verwerkt, en zijn route begon met één krantenadvertentie en een gehuurd kasteel.

Harold Blanken, eigenaar van Villa Vibes, was in 2001 copywriter bij een groot reclamebureau in Amsterdam. Na de aanslagen van september werd zijn jaarcontract niet verlengd. Volgens hem zag hij dat meteen als een kans: hij bedacht altijd concepten voor andere bedrijven, en nu kon hij er een voor zichzelf bedenken.

“Ik ben altijd bezig met het verzinnen van concepten voor andere mensen. Kijk, misschien is dit een mooie kans om nu een concept voor mezelf te verzinnen.”

Harold Blanken, 1:42

Groepsreizen organiseren begint bij een reis die je zelf zou boeken

Zijn concept kwam niet uit marktonderzoek, maar uit zijn eigen leven. Op zijn 33e wilde hij nog uitgaan en nieuwe mensen ontmoeten, terwijl vrienden om hem heen daarmee stopten. Hij keek naar de bestaande markt voor singlereizen en vond daar, in zijn woorden, niet zijn soort mensen.

Dat is een les voor iedereen die groepsreizen gaat organiseren: de eerste versie kun je bouwen voor een klant die je heel goed kent, omdat je die klant zelf bent. Hij zegt ook dat alles in zijn bedrijf begint met nieuwsgierigheid, naar de klant en naar jezelf. Door zich af te vragen waarom iets voor hem niet werkte, vond hij het gat in de markt.

Ontwerp de groep voordat je de reis ontwerpt

Bij groepsreizen zijn de andere gasten een groot deel van het product. Voordat hij een bestemming koos, besloot hij wie er in de zaal moest zitten. Hij dacht terug aan zijn klas op de lagere school: ongeveer 30 kinderen uit boerengezinnen, ondernemersgezinnen en alles daartussen, die toch voelden als één groep. Het kiezen van de bestemming zelf komt aan bod in een verwant artikel over destination management voor VIP-klanten.

Uit die herinnering kwamen regels die het concept nog steeds vormen:

• Een groep van ongeveer 30 mensen, groot genoeg zodat iedereen een paar mensen vindt met wie het klikt.
• Een duidelijke leeftijdsgroep, zodat iemand van 33 niet bij achttienjarigen of vijftigplussers zit.
• Een vergelijkbaar opleidingsniveau, waardoor gesprekken aan tafel in zijn ervaring dieper gingen.
• Iedereen reist alleen, zodat niemand binnenkomt in een vast groepje.

Hij noemt het kansberekening: geen enkel filter garandeert een goede avond, maar de juiste variabelen vergroten de kans op een echte klik. Een grotere groep gaf hem ook een uitweg als de meeste mensen niet zijn type waren.

Test de vraag met één kleine advertentie

De eerste test kostte bijna niets. In 2001 had de Volkskrant nog anderhalve pagina contactadvertenties, gelezen door veel hoogopgeleide singles. Hij plaatste een korte advertentie: een lang weekend in een exclusief landhuis in de Ardennen, 15 mannen en 15 vrouwen, tussen 27 en 37 jaar, met een Hotmail-adres om op te reageren. Zestig tot zeventig mensen reageerden op 30 plekken, en hij huurde meteen een tweede weekend.

Hij had een feest in een kasteel met een goede geluidsinstallatie gepland en niet nagedacht over wie er zou koken. De gasten losten het zelf op: ze legden geld bij elkaar, deden de boodschappen en iemand nam de keuken over. Volgens hem staan mensen die allemaal alleen komen open op een manier die je in het dagelijks leven zelden ziet, en wil iedereen zijn meest sociale kant laten zien.

Zet de prijs goed neer en laat gasten het aanbod vormen

In het eerste jaar organiseerde hij om het weekend een reis. Na het tweede weekend vertelden twee gasten, die zelf ook weekenden organiseerden, dat ze een gat van 20 euro per persoon hadden berekend, 600 euro voor de groep. Ze waren de advertentiekosten vergeten. Hij zag het als een signaal om het bedrijf commerciëler te maken.

“Zet de goede mensen bij elkaar. En ja, uiteindelijk als de vibe goed is, is eigenlijk alles goed.”

Harold Blanken, 16:03

Groei kwam van luisteren naar de bestaande groep. Na vijf jaar alleen weekenden vroegen gasten om een wintersportreis. Omdat hij een e-maillijst had opgebouwd van mensen die het merk vertrouwden, ging de eerste skireis meteen met 300 mensen. Hiken, fietsen, strandvakanties en zeilen volgden, steeds op verzoek van klanten en niet als plan van de oprichter. Een verwant artikel gaat over hotel arrangementen met beleving.

Van bijproject naar bedrijf: team, systemen en merk

Wie groepsreizen vanuit enthousiasme gaat organiseren, houdt de kennis lang in het eigen hoofd. Hij en zijn partner deden jarenlang alles zelf, tot de gang thuis vol stond met flessen die als give-away bedoeld waren en ze het niet meer bijhielden. In 2015 namen ze de eerste mensen aan. De eerste medewerker had het zwaar, zegt hij, omdat alles in het hoofd van de oprichters zat.

Het keerpunt was een compagnon uit de bankwereld die zag dat alles nog in Excel liep en begon te automatiseren. In 2018 telde het team zeven mensen, maar medewerkers begonnen te klagen dat niet duidelijk was wie wat deed. Tijdens corona gebruikte hij de stille periode om te structureren en te automatiseren, betaalde hij alle klanten terug en communiceerde hij open. Hoe AI het plannen van reizen verandert, lees je in een apart artikel over de AI-reisplanner voor hotels.

Na corona groeide het team van 7 naar 18 mensen. Sinds 2023 volgt het bedrijf een scale-up programma. Het aantal boekingen ging van ongeveer 4.500 voor corona naar 9.000, en de gemeten klanttevredenheid steeg van 6,5 naar 8,5. Handboeken beschrijven nu de tone of voice, de kernwaarden en de redenen achter beslissingen.

“Want je weet gewoon de ziel, als die verdwijnt, dan kun je even kort groeien, maar dan daarna kan het zo weer voorbij zijn. Dus we willen het goede behouden, maar wel slimmer nadenken over hoe we wat schaalbaarder konden worden.”

Harold Blanken, 25:09

De volgende stap is naar buiten. Onderzoek liet zien dat 4 procent van de doelgroep het merk spontaan kent en 10 procent geholpen, dus de oprichters zoeken een commerciële managing director om het merk te bouwen. Voor het hele verhaal kun je het volledige gesprek bekijken.

Veelgestelde vragen

Hoe begin je met groepsreizen organiseren zonder groot budget?

In de ervaring van deze oprichter test je eerst één concrete reis voordat je iets anders bouwt. Hij plaatste één kleine krantenadvertentie voor een weekend in een gehuurd landhuis, kreeg 60 tot 70 reacties op 30 plekken en huurde meteen het volgende weekend. De gasten deden zelfs hun eigen boodschappen en kookten zelf.

Hoe groot moet een groepsreis zijn?

Hij koos voor ongeveer 30 mensen, naar het voorbeeld van een klas op de lagere school. Volgens hem is een groep van die omvang groot genoeg zodat iedereen mensen vindt met wie het klikt, en gemengd genoeg om interessant te blijven, terwijl het aan tafel toch voelt als één groep.

Wanneer moet een kleine reisorganisatie mensen aannemen?

Hij en zijn partner wachtten tot ze het werk zelf niet meer aankonden, en begonnen in 2015 met aannemen. Zijn les is dat de eerste medewerkers het zwaar hebben als alles in het hoofd van de oprichters zit. Systemen, automatisering en vastgelegde kernwaarden maken die stap een stuk makkelijker.

Hoe laat je een merk voor groepsreizen groeien zonder het karakter te verliezen?

Hij omschrijft duurzaam groeien als je personeel niet uitputten en klanten laten voelen dat de kern van het bedrijf overeind blijft. Zijn bedrijf schreef handboeken over tone of voice en kernwaarden, nam mensen aan op culturele fit en mat de klanttevredenheid voordat het in naamsbekendheid ging investeren.