Gruppenreisen organisieren: so gründen Sie ein Reiseunternehmen

Wer Gruppenreisen organisieren und daraus ein eigenes Unternehmen machen will, beginnt oft mit einem Reiseziel oder einem Buchungssystem. Ein besserer Ausgangspunkt ist eine Gruppe von Menschen und das Gefühl, das Sie ihnen geben möchten. Ein niederländischer Gründer hat einen Reiseveranstalter für Singles aufgebaut, der heute rund 9.000 Buchungen pro Jahr abwickelt, und sein Weg begann mit einer einzigen Zeitungsanzeige und einem gemieteten Schloss.

Harold Blanken, Inhaber von Villa Vibes, war 2001 Texter bei einer großen Werbeagentur in Amsterdam. Nach den Anschlägen im September wurde sein Jahresvertrag nicht verlängert. Nach seiner Darstellung sah er darin sofort eine Chance: Er hatte immer Konzepte für andere Unternehmen erfunden, und jetzt konnte er eines für sich selbst erfinden.

“Ik ben altijd bezig met het verzinnen van concepten voor andere mensen. Kijk, misschien is dit een mooie kans om nu een concept voor mezelf te verzinnen.”

Harold Blanken, 1:42

(Übersetzt: „Ich bin immer damit beschäftigt, Konzepte für andere Menschen zu erfinden. Schau, vielleicht ist das eine gute Chance, jetzt ein Konzept für mich selbst zu erfinden.“)

Gruppenreisen organisieren beginnt mit einer Reise, die Sie selbst buchen würden

Sein Konzept kam nicht aus der Marktforschung, sondern aus seinem eigenen Leben. Mit 33 wollte er noch ausgehen und neue Menschen kennenlernen, während die Freunde um ihn herum damit aufgehört hatten. Er sah sich den bestehenden Markt für Singlereisen an und fand dort, in seinen Worten, nicht seine Art von Menschen.

Das ist eine Lehre für alle, die Gruppenreisen organisieren wollen: Die erste Version können Sie für einen Kunden bauen, den Sie sehr gut kennen, weil Sie dieser Kunde selbst sind. Er sagt auch, dass in seinem Unternehmen alles mit Neugier beginnt, auf den Kunden und auf sich selbst. Indem er fragte, warum etwas für ihn nicht funktionierte, fand er die Marktlücke.

Gestalten Sie die Gruppe, bevor Sie die Reise gestalten

Bei Gruppenreisen sind die anderen Gäste ein großer Teil des Produkts. Bevor er ein Reiseziel wählte, entschied er, wer im Raum sein sollte. Er dachte an seine Klasse in der Grundschule zurück: etwa 30 Kinder aus Bauernfamilien, Unternehmerfamilien und allem dazwischen, die sich trotzdem wie eine Gruppe anfühlten. Die Wahl des Reiseziels selbst behandelt ein verwandter Artikel über Destination Management für VIP-Kunden.

Aus dieser Erinnerung entstanden Regeln, die das Konzept bis heute prägen:

• Eine Gruppe von etwa 30 Personen, groß genug, damit jeder ein paar Leute findet, mit denen es passt.
• Eine klare Altersspanne, damit ein 33-Jähriger nicht mit 18-Jährigen oder Menschen über 50 in einer Gruppe ist.
• Ein ähnliches Bildungsniveau, wodurch Gespräche am Tisch nach seiner Erfahrung tiefer gingen.
• Alle reisen allein, damit niemand in einer festen Clique ankommt.

Er nennt es Wahrscheinlichkeitsrechnung: Kein Filter garantiert einen guten Abend, aber die richtigen Variablen erhöhen die Chance auf eine echte Verbindung. Eine größere Gruppe gab ihm außerdem einen Ausweg, falls die meisten Leute nicht sein Typ waren.

Testen Sie die Nachfrage mit einer kleinen Anzeige

Der erste Test kostete fast nichts. 2001 hatte die Volkskrant noch anderthalb Seiten Kontaktanzeigen, gelesen von vielen hochgebildeten Singles. Er schaltete eine kurze Anzeige: ein langes Wochenende in einem exklusiven Landhaus in den Ardennen, 15 Männer und 15 Frauen, zwischen 27 und 37 Jahren, mit einer Hotmail-Adresse für Antworten. Sechzig bis siebzig Menschen meldeten sich für 30 Plätze, und er mietete sofort ein zweites Wochenende.

Er hatte eine Party in einem Schloss mit guter Musikanlage geplant und nicht darüber nachgedacht, wer kochen würde. Die Gäste lösten es selbst: Sie legten Geld zusammen, kauften ein, und jemand übernahm die Küche. Nach seiner Ansicht sind Menschen, die alle allein ankommen, auf eine Weise offen, die man im Alltag selten erlebt, und jeder will seine geselligste Seite zeigen.

Setzen Sie den Preis richtig und lassen Sie Gäste das Angebot formen

Im ersten Jahr veranstaltete er jedes zweite Wochenende eine Reise. Nach dem zweiten Wochenende erzählten ihm zwei Gäste, die selbst Wochenenden organisierten, sie hätten eine Lücke von 20 Euro pro Person berechnet, 600 Euro für die Gruppe. Sie hatten die Anzeigenkosten vergessen. Er sah darin ein Signal, das Geschäft kommerzieller aufzustellen.

“Zet de goede mensen bij elkaar. En ja, uiteindelijk als de vibe goed is, is eigenlijk alles goed.”

Harold Blanken, 16:03

(Übersetzt: „Bring die richtigen Menschen zusammen. Und ja, wenn die Stimmung am Ende gut ist, ist eigentlich alles gut.“)

Wachstum entstand durch Zuhören bei der bestehenden Gruppe. Nach fünf Jahren mit ausschließlich Wochenenden fragten Gäste nach einer Wintersportreise. Weil er eine E-Mail-Liste von Menschen aufgebaut hatte, die der Marke vertrauten, startete die erste Skireise gleich mit 300 Personen. Wandern, Radfahren, Strandurlaub und Segeln folgten, jeweils auf Wunsch der Kunden und nicht als Plan des Gründers. Ein verwandter Artikel befasst sich mit Hotelpauschalen, die Erlebnisse verkaufen.

Vom Nebenprojekt zum Unternehmen: Team, Systeme und Marke

Wer Gruppenreisen aus Begeisterung organisiert, trägt das Wissen lange im eigenen Kopf. Er und seine Partnerin machten jahrelang alles selbst, bis der Flur zu Hause voller Flaschen stand, die als Werbegeschenke gedacht waren, und sie nicht mehr hinterherkamen. 2015 stellten sie die ersten Mitarbeiter ein. Die erste Person, die sie einstellten, hatte es schwer, sagt er, weil alles im Kopf der Gründer steckte.

Der Wendepunkt war ein Geschäftspartner aus der Bankenwelt, der sah, dass noch alles in Excel lief, und mit der Automatisierung begann. 2018 zählte das Team sieben Personen, doch Mitarbeiter beklagten, dass unklar war, wer was tat. Während Corona nutzte er die ruhige Zeit, um zu strukturieren und zu automatisieren, zahlte allen Kunden ihr Geld zurück und kommunizierte offen. Wie KI die Reiseplanung verändert, zeigt ein eigener Artikel über KI-Reiseplanung für Hotels.

Nach Corona wuchs das Team von 7 auf 18 Personen. Seit 2023 folgt das Unternehmen einem Scale-up-Programm. Die Buchungen stiegen von etwa 4.500 vor Corona auf 9.000, und die gemessene Kundenzufriedenheit stieg von 6,5 auf 8,5. Handbücher beschreiben heute den Tone of Voice, die Kernwerte und die Gründe hinter Entscheidungen.

“Want je weet gewoon de ziel, als die verdwijnt, dan kun je even kort groeien, maar dan daarna kan het zo weer voorbij zijn. Dus we willen het goede behouden, maar wel slimmer nadenken over hoe we wat schaalbaarder konden worden.”

Harold Blanken, 25:09

(Übersetzt: „Denn du weißt einfach: Wenn die Seele verschwindet, kannst du kurz wachsen, aber danach kann es schnell wieder vorbei sein. Also wollen wir das Gute bewahren, aber klüger darüber nachdenken, wie wir skalierbarer werden können.“)

Der nächste Schritt führt nach außen. Eine Untersuchung zeigte, dass 4 Prozent der Zielgruppe die Marke spontan kennen und 10 Prozent gestützt, deshalb suchen die Gründer einen kaufmännischen Managing Director, der die Marke aufbaut. Die ganze Geschichte erfahren Sie, wenn Sie das vollständige Gespräch ansehen (auf Niederländisch).

Häufig gestellte Fragen

Wie kann man Gruppenreisen organisieren, ohne viel Geld zu haben?

Nach der Erfahrung dieses Gründers testen Sie zuerst eine konkrete Reise, bevor Sie etwas anderes aufbauen. Er schaltete eine kleine Zeitungsanzeige für ein Wochenende in einem gemieteten Landhaus, bekam 60 bis 70 Antworten für 30 Plätze und mietete sofort das nächste Wochenende. Die Gäste kauften sogar selbst ein und kochten selbst.

Wie groß sollte eine Gruppenreise sein?

Er entschied sich für etwa 30 Personen, nach dem Vorbild einer Grundschulklasse. Nach seiner Ansicht ist eine Gruppe dieser Größe groß genug, damit jeder Menschen findet, mit denen es passt, und gemischt genug, um interessant zu bleiben, während sie sich am Tisch trotzdem wie eine Gruppe anfühlt.

Wann sollte ein kleiner Reiseveranstalter Mitarbeiter einstellen?

Er und seine Partnerin warteten, bis sie die Arbeit nicht mehr selbst schafften, und begannen 2015 mit Einstellungen. Seine Lehre ist, dass die ersten Mitarbeiter es schwer haben, wenn alles im Kopf der Gründer steckt. Systeme, Automatisierung und schriftlich festgehaltene Kernwerte machen diesen Schritt deutlich leichter.

Wie wächst eine Marke für Gruppenreisen, ohne ihren Charakter zu verlieren?

Er beschreibt nachhaltiges Wachstum so, dass man das Personal nicht verschleißt und Kunden spüren, dass der Kern des Unternehmens erhalten bleibt. Sein Unternehmen schrieb Handbücher zu Tone of Voice und Kernwerten, stellte nach kultureller Passung ein und maß die Kundenzufriedenheit, bevor es in Bekanntheit investierte.