Budget und Forecast im Hotel: klein anfangen, schnell lernen

Viele unabhängige Hotels arbeiten ohne durchdachtes Budget und ohne Forecast. Sie nehmen den Umsatz des Vorjahres, rechnen einen Prozentsatz drauf und nennen das einen Plan, oder sie reagieren erst in den letzten Wochen vor der Anreise, wenn die Lücken schon sichtbar sind. Ein Forecast klingt nach Arbeit für eine Revenue-Abteilung mit Software und Team, aber eine erste Version kann ein Eigentümer oder General Manager selbst erstellen, und sie wird mit jedem Abgleich mit der Realität besser.

So sieht es Rogier Ensel, Inhaber von RevGen und früher Group Director of Revenue bei Cycas, wo er für rund 45 Hotels in Westeuropa verantwortlich war. Heute arbeitet er mit markenlosen Häusern mit etwa 10 bis 80 Zimmern, die seiner Ansicht nach am meisten von Revenue Management profitieren. Sein Rat zum Forecasting ist einfach: Betrachte es nicht länger als großen Felsbrocken, über den du klettern musst, sondern fang einfach an.

Warum ein Forecast auch für kleine Hotels zählt

Nach Rogiers Erfahrung folgt Forecasting der Struktur eines Unternehmens. Hotelgruppen, auch Gruppen kleiner Hotels, erstellen meist einen Forecast, weil jemand danach fragt: Die Finanzabteilung will wissen, ob Kosten und Miete bezahlt werden können, und ein CEO will einen konsolidierten Blick über alle Häuser. In einem Familienhotel, in dem alle alles machen, stellt niemand diese Frage, also schwimmt der Betrieb mit dem Strom. Ein verwandter Artikel beschreibt, was ein starkes Revenue Management Team im Hotel ausmacht.

Er meint, dass diese Hotels trotzdem einen Forecast machen sollten. Ein Forecast zeigt, was die kommenden Monate bringen und wie sich deine Kosten verteilen. Er erleichtert es, die Reinigung zu planen und einzuteilen und zu wissen, wie viel davon du brauchst. Der stärkste Grund ist das Timing: Mit einem Forecast für die nächsten zwei Monate kannst du das Endergebnis noch steuern, während der Blick zurück auf den letzten Monat nur etwas zeigt, das du nicht mehr ändern kannst.

Beginne beim Markt, nicht beim Vorjahr plus 10 Prozent

Eine beliebte Abkürzung ist der Forecast aus der Kristallkugel: Nimm den Umsatz dieses Jahres, rechne 10 Prozent für das nächste Jahr drauf und nenne es Forecast. Für Rogier beginnt der Prozess für Budget und Forecast mit einer Marktanalyse und mit Markterwartungen. Was ändert sich im nächsten Jahr rund um dein Hotel, das beeinflusst, was Gäste zu zahlen bereit sind?

Er nennt Beispiele für die Fragen, die du stellst. Steigt oder sinkt die Mehrwertsteuer auf Übernachtungen? Sorgt ein Konflikt anderswo dafür, dass Gruppen öfter stornieren, sodass du mit weniger Gruppennachfrage rechnen solltest? Bei Gruppen weißt du laut ihm pro Markt ungefähr, welche Preise realistisch sind, etwa rund um Schiphol im Vergleich zur Amsterdamer Innenstadt, und dieses Wissen hilft dir zu entscheiden, ob du eine Anfrage annimmst oder ablehnst. Um dieselbe Frage nach dem richtigen Preis geht es in einem Artikel zur Preisgestaltung einer Ferienwohnung.

Wie weit du vorausschaust, bestimmt die Methode. Ein Forecast für die nächsten drei Monate ist eine andere Übung als ein Forecast für das nächste Jahr. Ein Jahr im Voraus sind andere Trends noch nicht sichtbar, also sind die großen Events dein Anker.

“There's a big difference because looking into next year, you only have your events that you can rely on.”

Rogier Ensel, 35:29

(Übersetzt: „Es gibt einen großen Unterschied, denn wenn du auf das nächste Jahr schaust, kannst du dich nur auf deine Events verlassen.“)

Ein Hotel-Forecast in drei Ebenen

Für größere Häuser mit mehreren Segmenten hat Rogier seinen Forecast immer in drei Ebenen aufgebaut. Die Reihenfolge ist wichtig, denn was du schon im Haus hast, prägt alles, was du darüber hinaus erwartest.

• Feste Blöcke: vertraglich vereinbarte Kontingente, etwa Crew-Blöcke, von denen du weißt, dass sie kommen.
• Gruppenerwartung: wie viele Anfragen du hast und ob du erwartest, dass jede davon konvertiert.
• Transient: die Einzelbuchungen, die den Rest füllen, meist über Kanäle wie Booking.com und Expedia.

Die Ebenen beeinflussen sich gegenseitig. Hast du an einem bestimmten Samstag im September viele Gruppen im Haus, sollte auch deine erwartete Transient-ADR für diesen Tag steigen. Im Gespräch wird das mit dem Füllen eines Glases verglichen: Zuerst kommen die großen Kugeln hinein, dann die kleineren, und das Transient-Geschäft ist der Sand, der die Lücken füllt.

Für ein Hotel mit 30 Zimmern, das fast vollständig von Booking.com und Expedia lebt, ist der Forecast einfacher. Er besteht im Kern aus Transient-Geschäft, derselben Ebene, die ein größeres Hotel über seine Blöcke und Gruppen legt, und stützt sich stärker auf Markttrends als auf Segmente.

So erstellst du deinen ersten Forecast in kleinen Schritten

Rogiers praktischer Rat an unabhängige Hotels lautet, den ersten Schritt klein zu halten. Schau dir einzelne Tage an und trage für jeden deine Erwartung ein. Wenn du wirklich keine Ahnung hast, schau auf die Preise, zu denen du gerade verkaufst, und rechne aus, welche ADR sie ergeben würden.

• Trage die Auslastung und ADR ein, die du für eine Reihe von Tagen erwartest.
• Vergleiche einen Monat später, was du eingetragen hast, mit dem, was tatsächlich passiert ist.
• Frag dich, wo es danebenlag: Warst du beim Preis zu optimistisch oder bei der Auslastung?
• Passe an und mach es noch einmal, und wiederhole das, bis die Lücken kleiner werden.

Erfahrung nimmt diese Lernkurve nicht weg. Rogier sagt, er habe unzählige Forecasts erstellt, und doch beginnt jedes neue Haus für sein Team als neuer Forecast.

“We have the experience of doing it, but not the experience of the actual property.”

Rogier Ensel, 46:53

(Übersetzt: „Wir haben die Erfahrung, wie man es macht, aber nicht die Erfahrung mit dem konkreten Haus.“)

Deshalb ist die Auswertung genauso wichtig wie der Forecast selbst. Er empfiehlt einen festen Termin, eine halbe Stunde oder eine Stunde statt eines ganzen Tages, um auf die Ergebnisse zu schauen und zu planen, was du beim nächsten Mal besser machst.

“Regardless if we speak about hospitality or your own behavior, everyone should look back and learn from what happened.”

Rogier Ensel, 39:43

(Übersetzt: „Egal ob es um Hospitality geht oder um das eigene Verhalten, jeder sollte zurückschauen und aus dem lernen, was passiert ist.“)

Erwarte auch keine Perfektion. Die Vorstellung, dass ein Forecast drei oder sechs Monate vor der Anreise auf ein Prozent genau beim Endergebnis landen muss, ist nicht realistisch, schon gar nicht in einem Markt, in dem niemand wirklich weiß, was als Nächstes kommt. Ein guter Forecast ist einer, der mit jeder Runde näher kommt, weil du aus den Lücken lernst.

Budget und Forecast: was ist der Unterschied

Viele Hotels behandeln Budget und Forecast als zwei getrennte Übungen. Rogier sieht kaum einen Unterschied: Mit seinen Worten ist das Budget einfach ein sehr langfristiger Forecast. Viele Hotels erstellen ihren Forecast schon 18 Monate im Voraus, womit die Hälfte des Budgets für das nächste Jahr im Grunde bereits steht.

Ein Budget darf ehrgeizig sein, aber seiner Ansicht nach ehrgeizig und erreichbar. Der Frust beginnt, wenn ein realistisches Budget vorgestellt wird und jemand ohne Grund 10 Prozent mehr verlangt. Wenn dein Forecast schon sagt, dass der Markt das nicht hergibt, weißt du zu Jahresbeginn, dass du das Budget verfehlen wirst. Ein verwandter Artikel zeigt, wie aus dem Budget Kennzahlen im Hotel für das Team werden.

Verbinde den Forecast schließlich mit deinen Preisen. Rogier versteht Revenue Management als Risikomanagement: Je weniger Druck du hast, Zimmer zu verkaufen, desto weniger musst du die Preise senken. Ein Forecast gibt dir diesen Überblick früh. Du kannst das ganze Gespräch ansehen, um seine Sicht auf Auslastung, ADR und OTA-Aktionen zu hören, und weitere Folgen in der Serie The Revenue Playbook finden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Forecast im Hotel?

Ein Forecast im Hotel ist eine Schätzung von Auslastung, ADR und Umsatz für künftige Daten, damit du Preise, Personal und Kosten steuern kannst, bevor diese Tage kommen. Für ein kleines unabhängiges Hotel kann das sehr einfach beginnen: Trage deine Erwartung pro Tag ein, vergleiche sie einen Monat später mit dem echten Ergebnis und passe sie an.

Wie starte ich einen Forecast für ein kleines Hotel?

Beginne mit einzelnen Tagen statt mit einem ganzen Jahr. Trage die Auslastung und die ADR ein, die du erwartest, und nimm deine aktuellen Verkaufspreise als Grundlage, wenn du keinen anderen Anhaltspunkt hast. Vergleiche deine Zahlen nach einem Monat mit der Realität, prüfe, ob du bei Preis oder Auslastung zu optimistisch warst, und wiederhole die Übung.

Was ist der Unterschied zwischen Budget und Forecast?

Nach der hier geteilten Sicht ist ein Budget einfach ein sehr langfristiger Forecast. Budget und Forecast dürfen ehrgeizig sein, müssen aber erreichbar bleiben. Wer ohne Grund 10 Prozent auf ein realistisches Budget aufschlägt, weiß schon zu Jahresbeginn, dass er es wahrscheinlich verfehlt, weil der Forecast das bereits gezeigt hat.

Wie genau muss ein Hotel-Forecast sein?

Zu erwarten, dass ein Forecast Monate vor der Anreise auf ein Prozent genau beim Endergebnis landet, ist nicht realistisch, vor allem wenn sich Märkte verschieben. Ein brauchbarer Forecast ist einer, den du regelmäßig überprüfst, sodass dir jede Runde zeigt, wo du zu optimistisch oder zu vorsichtig warst, und die Lücke zur Realität mit der Zeit kleiner wird.